PTA-HV: ORBIS AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hauptversammlung gemäß § 121 Abs. 4a AktG

Saarbrücken (pta023/26.04.2023/17:15) - ORBIS SE, Saarbrücken

ISIN DE0005228779

WKN 522877

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre herzlich zur

ordentlichen Hauptversammlung

ein, die am

Freitag, den 9. Juni 2023, um 10.30 Uhr

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der
Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten

(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)

abgehalten wird.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist

Nell-Breuning-Allee 3-5, 66115 Saarbrücken


Vor dem Hintergrund der gesetzlich neu geschaffenen Möglichkeit der Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Versammlung haben Vorstand und Aufsichtsrat beschlossen, auch die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der ORBIS SE als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) durchzuführen und damit allen Aktionären eine sichere Möglichkeit der Teilnahme zu bieten.

Die Aktionäre werden gebeten und darauf hingewiesen, die Ausführungen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung im Abschnitt II. zu beachten.

I. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ORBIS SE, des gebilligten Konzernabschlusses, der Lageberichte der ORBIS SE und des Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a des Handelsgesetzbuches (HGB)

Die genannten Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.orbis.de/de/unternehmen/investor-relations/finanzberichte.html

zugänglich und können auch noch während der Hauptversammlung eingesehen werden. Sie werden in der Hauptversammlung näher erläutert.

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, weil der Aufsichtsrat der ORBIS SE den Jahresabschluss und den Konzernabschluss durch Beschluss vom 23.03.2023 bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss der ORBIS SE ist damit nach Maßgabe von § 172 Aktiengesetz (AktG) festgestellt.

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der ORBIS SE aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr 2022 in Höhe von 12.100.720,29 € wie folgt zu verwenden:

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung unmittelbar oder mittelbar gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG jeweils nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur ordentlichen Hauptversammlung am 09.06.2023 kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien vermindern oder erhöhen, wenn weitere eigene Aktien erworben oder veräußert werden. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung von 0,15 € je dividendenberechtigter Stückaktie ein angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet.

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Reichskanzler-Müller-Straße 25, 68165 Mannheim, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen.

6. Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 10 Abs. 1 der Satzung i.V.m. § 95 AktG aus drei Mitgliedern zusammen.

Herr Peter Kraus legt sein Mandat als Aufsichtsratsmitglied zum Ablauf des 31.12.2023 nieder. Zur Besetzung dieses frei werdenden Aufsichtsratsmandat sind daher Neuwahlen durch die Hauptversammlung erforderlich.

Der Aufsichtsrat schlägt auf Anregung von Aktionären, die mehr als 25,00 % der Stimmrechtsanteile an der Gesellschaft halten, der Hauptversammlung vor,

das zum Ablauf des 31.12.2023 aus dem Vorstand ausscheidende Vorstandsmitglied Herrn Thomas Gard mit Wirkung zum 01.01.2024 (0:00 Uhr) bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Hauptversammlung ist an den Wahlvorschlag nicht gebunden.

Der Wahlvorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben. Nach § 100 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 AktG kann auch ein ehemaliges Vorstandsmitglied, welches kürzer als zwei Jahre nicht mehr dem Vorstand angehört, zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt werden, wenn seine Wahl auf Vorschlag von Aktionären erfolgt, die mehr als 25 Prozent der Stimmrechte an der Gesellschaft halten. Der Vorschlag erfolgte hier durch Aktionäre, deren Stimmrechtsanteil mehr als 25,00 % Prozent beträgt.

Es ist beabsichtigt die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Wahlvorschläge entscheiden zu lassen.

Mit der vorgeschlagenen Amtszeit soll von der in der Satzung vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, Aufsichtsratsmitglieder für eine kürzere Amtszeit als die Regelamtszeit von fünf Jahren zu bestellen (§ 10 Abs. 2 der Satzung).

Herr Gard übt keine vergleichbaren Tätigkeiten in in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen aus.

Herr Gard ist Vorstandsmitglied bei der GMV AG welche 15,37 % der Aktien der ORBIS SE hält. Die GMV AG ist kein abhängiges Unternehmen der ORBIS SE gemäß § 100 Abs. 2 Nr. 2 AktG. Ebenfalls ist Herr Gard nicht Aufsichtsratsmitglied der GMV AG.

7. Beschlussfassung über die Bewilligung der Vergütung des Aufsichtsrats

Den Mitgliedern des Aufsichtsrats kann gemäß. § 113 Abs. 1 AktG eine Vergütung für ihre Tätigkeit gewährt werden. Gemäß § 17 der Satzung der ORBIS SE wird die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder von der Hauptversammlung bewilligt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

Die jährliche Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wird mit Wirkung ab 01.07.2023 wie folgt bewilligt:

1. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten außer dem Ersatz ihrer Auslagen eine jährliche feste Vergütung in Höhe von EURO 14.000,00. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält eine feste jährliche Vergütung in Höhe von EURO 34.000,00. Zusätzlich erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats ein Sitzungsgeld pro Sitzungsteilnahme in Höhe von EURO 1.500,00. Die Vergütung ist zuzüglich gegebenenfalls anfallender Umsatzsteuer zu leisten.

2. Als Nebenleistung wird den Aufsichtsratsmitgliedern die Übernahme der Prämien für eine Directors and Officers Versicherung gewährt.

Gemäß § 111 AktG hat der Aufsichtsrat die Geschäftsführung durch den Vorstand zu überwachen. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder soll daher so ausgestaltet sein, dass sie insbesondere der für die Überwachungsfunktion erforderlichen Unabhängigkeit des Aufsichtsrats gerecht wird. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder besteht ausschließlich aus festen Vergütungsbestandteilen. Die vorstehende Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder steht in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben des Aufsichtsrats und der Lage der Gesellschaft. Sie fördert die Unabhängigkeit des Aufsichtsrats und dient somit der langfristigen Entwicklung der ORBIS SE.

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats bei der Ausgestaltung der für sie maßgeblichen Vergütung eingebunden sind. Einem möglichen Interessenkonflikt wirkt jedoch bereits § 17 der Satzung der ORBIS SE dadurch entgegen, dass die Hauptversammlung den Beschlussvorschlag des Vorstands und des Aufsichtsrats bewilligen muss.

8. Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts

Das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrichtlinie (ARUG II) sieht vor, dass Vorstand und Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften gemäß § 162 AktG jährlich einen Vergütungsbericht für das vorausgegangene Geschäftsjahr zu erstellen haben. Gemäß § 120a Absatz 4 Satz 1 AktG beschließt die Hauptversammlung der Gesellschaft über die Billigung dieses Vergütungsberichts.

Der von Vorstand und Aufsichtsrat erstellte Vergütungsbericht fasst die wesentlichen Elemente der im Geschäftsjahr 2022 anwendbaren Vergütungsstruktur zusammen und erläutert detailliert die Struktur und die Höhe, der den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022 gewährten und geschuldeten Vergütung. Der von Vorstand und Aufsichtsrat erstellte Vergütungsbericht wurde vom Abschlussprüfer der Gesellschaft, der RSM GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Georg-Glock-Straße 4, D-40474 Düsseldorf, geprüft und mit einem Bestätigungsvermerk versehen.

Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 ist als Anhang zu diesem Tagesordnungspunkt 8 wiedergegeben und zusätzlich über die Internetseite der Gesellschaft

https://www.orbis.de/investor-relations/verguetung-vorstand-aufsichtsrat.html

auch während der gesamten Hauptversammlung abrufbar.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 zu billigen.

9. Beschlussfassung über die Satzungsänderung zur Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen

Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderungen genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (BGBl. I 2022, S. 1166 ff.) wurde in dem neuen § 118a AktG die Möglichkeit gegeben, Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder deren Bevollmächtigten am Versammlungsort abzuhalten (sog. Virtuelle Hauptversammlung). § 118a Abs. 5 AktG sieht vor, dass eine derartige Satzungsermächtigung für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach ihrer Eintragung in das Handelsregister zulässig ist.

Damit von dieser gesetzlich gegebenen Möglichkeit auch für Hauptversammlungen, die ab dem 01.09.2023 einberufen werden, Gebrauch gemacht werden kann, ist eine entsprechende Regelung in der Satzung erforderlich.

Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass sich die Durchführung der Hauptversammlung in virtueller Form in den vergangenen Jahren grundsätzlich bewährt hat. Durch die virtuelle Hauptversammlung, wie sie in § 118a AktG nun dauerhaft im Aktiengesetz verankert ist, werden die Rechte der Aktionäre im Vergleich zu den zuvor nur vorübergehenden gesetzlichen Regelungen zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung deutlich gestärkt und entsprechen nun weitestgehend den Aktionärsrechten in der Präsenzhauptveranstaltung. So sieht die neue Form der virtuellen Hauptversammlung während der Hauptversammlung beispielsweise den direkten Austausch zwischen Aktionären und Verwaltung im Wege der Videokommunikation vor. Zudem besteht während der virtuellen Hauptversammlung ein Antrags- und Wahlvorschlags- sowie ein Rederecht der Aktionäre. Ebenfalls steht den Aktionären ein Auskunftsrecht zu.

Demnach soll vorliegend eine Satzungsregelung beschlossen werden, nach welcher der Vorstand dazu ermächtigt ist, auch in Zukunft nach dem 01.09.2023, virtuelle Hauptversammlungen abzuhalten. Dabei soll diese Ermächtigung, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, auf fünf Jahre befristet werden.

Der Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, in die Satzung folgenden neuen § 18a einzufügen:

"§ 18a

Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass eine Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung), wenn die Versammlung innerhalb von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsänderung in das Handelsregister stattfindet. Auf die virtuelle Hauptversammlung finden alle Regelungen dieser Satzung Anwendung, soweit nicht das Gesetz zwingend etwas anderes vorsieht oder in dieser Satzung ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist."

10. Beschlussfassung über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder

Nach Art. 53 SE-VO in Verbindung mit § 120a Abs. 1 AktG in der seit dem 1. Januar 2020 gültigen Fassung nach dem ARUG II ist bei börsennotierten Gesellschaften bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens jedoch alle vier Jahre, durch die Hauptversammlung ein Beschluss über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands zu fassen.

Die Hauptversammlung der Gesellschaft hat zuletzt am 11. Mai 2021 über die Billigung des Vergütungssystems beschlossen und das vorgelegte Vergütungssystem gebilligt. Die sich seitdem ergebenden neuen Herausforderungen am Markt haben es erforderlich gemacht, die Wettbewerbsfähigkeit des Vergütungssystems zu überprüfen, damit die Vergütung des Vorstands der ORBIS SE den stetig wachsenden Herausforderungen angepasst und attraktiver gestaltet werden kann. Der Aufsichtsrat hat nach intensiven Beratungen entschieden, das Vergütungssystem der ORBIS SE in den folgenden Punkten anzupassen und das so geänderte Vergütungssystem der ordentlichen Hauptversammlung der ORBIS SE am 9. Juni 2023 zur Billigung vorzulegen:

a) Strukturelle Anpassung der kurzfristigen variablen Vergütung

b) Einführung einer langfristigen variablen Vergütung

c) Anpassung der Maximalvergütung

Im Folgenden wird das überarbeitete Vergütungssystem und die Vergütung für die Mitglieder des Vorstands der ORBIS SE dargestellt und die Struktur und Höhe der einzelnen Bestandteile der Vorstandsvergütung dargestellt und erläutert. Das neue Vergütungssystem gilt ab dem 1. Januar 2024 für alle neu abzuschließenden Dienstverträge mit Vorstandsmitgliedern sowie für Anpassungen der Vergütungen und Vertragsverlängerungen der aktuell bestellten Vorstandsmitglieder.

Das Vergütungssystem entspricht den Vorgaben des Aktiengesetzes in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrichtlinie vom 12. Dezember 2019 (ARUG II) und bietet dem Aufsichtsrat die notwendige Flexibilität, unter Berücksichtigung von Marktgegebenheiten auf organisatorische Änderungen zu reagieren.

Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung am 25. November 2022 das so geänderte Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands beschlossen. Der Aufsichtsrat schlägt vor, dass die ordentliche Hauptversammlung der ORBIS SE wie folgt beschließt:

Das vom Aufsichtsrat am 25. November 2022 beschlossene und nachfolgend erläuterte Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands wird gebilligt.

Vergütungssystem

ZUSTÄNDIGKEIT ZUR FESTLEGUNG DER VORSTANDSVERGÜTUNG

Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder wird vom Aufsichtsrat festgelegt. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat externe unabhängige Berater hinzuziehen. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Der Aufsichtsrat überprüft das System sowie die Höhe der Vorstandsvergütung regelmäßig auf dessen Angemessenheit. Im Fall von wesentlichen Veränderungen, mindestens jedoch alle vier Jahre, wird dieses System erneut der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt.

GRUNDZÜGE DES SYSTEMS DER VORSTANDSVERGÜTUNG

Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder der ORBIS SE ist auf eine nachhaltige und langfristige Unternehmensentwicklung ausgerichtet. Es leistet insofern einen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und langfristigen Entwicklung der Gesellschaft.

Das Vergütungssystem zielt darauf ab, die Vorstandsmitglieder entsprechend ihres Aufgaben- und Verantwortungsbereichs angemessen zu vergüten, wobei sowohl der persönlichen Leistung eines jeden Vorstandsmitglieds als auch der wirtschaftlichen Lage und dem Erfolg des Unternehmens angemessen Rechnung getragen werden soll.

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder besteht aus einer festen Grundvergütung, vertraglichen Nebenleistungen sowie variablen Vergütungsbestandteilen, deren Summe die Gesamtvergütung ergibt. Die Gesamtvergütung ist eine auf das Geschäftsjahr bezogene Vergütung.

Auf Basis des Vergütungssystems legt der Aufsichtsrat die konkrete Ziel-Gesamtvergütung für jedes Vorstandsmitglied fest, die sich aus sämtlichen festen und variablen Vergütungsbestandteilen des Jahres (letztere für den Fall einer hundertprozentigen Zielerreichung) einschließlich der Nebenleistungen zusammensetzt.

Für die variablen Vergütungsbestandteile werden die Leistungskriterien und Zielvorgaben jeweils vor Beginn des relevanten Geschäftsjahres bzw. der relevanten Geschäftsjahre durch den Aufsichtsrat mit Blick auf die strategischen Ziele, die Vorgaben aus §§ 87, 87a AktG und den Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner jeweils geltenden Fassung, definiert, von deren Erfüllung die Höhe der variablen Vergütung abhängig ist. Bei der Festlegung der Zielwerte stellt der Aufsichtsrat sicher, dass sie anspruchsvoll und ambitioniert sind.

Entscheidungen zur Ausgestaltung des Vergütungssystems sowie zur Struktur und Höhe der Vergütung der Vorstandsmitglieder trifft der Aufsichtsrat unter Berücksichtigung der folgenden Grundsätze:

Kopplung von Leistung und Vergütung

― Besondere individuelle Leistungen und unternehmerische Erfolge sollen angemessen honoriert werden, Zielverfehlungen sollen zu einer spürbaren Verringerung der Vergütung führen.

Berücksichtigung der gemeinschaftlichen und individuellen Leistung der Vorstandsmitglieder

― Die Vergütung berücksichtigt die individuelle Leistung der Vorstandsmitglieder in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen. Die Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder für die langfristige Entwicklung der Gesellschaft wird an der Ertragskraft der ORBIS SE über den Gewinn je Aktie (EPS) über einen Zeitraum von drei Jahren gemessen und entsprechend vergütet.

Durchgängigkeit der Systeme

― Auch auf anderen Managementebenen im Konzern orientiert sich die Vergütung der entsprechenden Führungskräfte an der EBIT-Marge sowie am Umsatz der Gesellschaft. Demnach setzt sich das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder auch auf den anderen Managementebenen im Konzern fort

Angemessenheit der Vergütung

― Die Vergütung der Vorstandsmitglieder soll marktüblich sein und der Größe, der Komplexität, den Zukunftsprognosen und der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens Rechnung tragen. Zudem berücksichtigt der Aufsichtsrat bei der Beurteilung der Angemessenheit der Vorstandsvergütung die Höhe der Vorstandsvergütung in Relation zum Vergütungsniveau innerhalb der ORBIS SE.

BESTANDTEILE UND STRUKTUR DER VORSTANDSVERGÜTUNG

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder der ORBIS SE setzt sich aus festen (erfolgsunabhängigen) und variablen (erfolgsabhängigen) Bestandteilen zusammen. Dabei umfasst die feste, erfolgsunabhängige Vergütung, die Grundvergütung sowie die Nebenleistungen und etwaige fortzuführende Versorgungszusagen.

Die variablen Vergütungsbestandteile bestehen aus einem kurzfristigen variablen Bestandteil in Form einer jährlichen erfolgsabhängigen Vergütung sowie einem langfristigen variablen Bestandteil, der sich am Gewinn der ORBIS SE-Aktie orientiert.

FESTE VERGÜTUNGSBESTANDTEILE

Die feste, erfolgsunabhängige Vergütung setzt sich aus der Grundvergütung, den Nebenleistungen und einer ggf. gewährten Versorgungszusage zusammen.

Grundvergütung:

Jedes Vorstandsmitglied erhält jährlich eine feste Grundvergütung. Diese wird in 12 bzw. 13 monatlichen Raten ausgezahlt. Bei der Festlegung der Höhe der Grundvergütung berücksichtigt der Aufsichtsrat den Verantwortungsbereich und die Aufgaben des jeweiligen Vorstandsmitglieds.

Im Falle eines Ein- oder Austritts während eines laufenden Geschäftsjahres wird die Grundvergütung pro rata temporis entsprechend der Dauer des Anstellungsvertrages im relevanten Geschäftsjahr reduziert.

Nebenleistungen:

Für jedes Vorstandsmitglied wird für das jeweils bevorstehende Geschäftsjahr die maximale Höhe der Nebenleistungen festgelegt. Hierfür bestimmt der Aufsichtsrat einen Betrag in Relation zur Grundvergütung. Mit dem Betrag werden Leistungen zugunsten des Vorstandsmitglieds abgedeckt, wie zum Beispiel firmenseitig gewährte Sachbezüge und Nebenleistungen, wie die Bereitstellung eines Dienstwagens, D&O Versicherung, Erstattung von Telekommunikationskosten, Zuschüsse zu Versicherungen. Nebenleistungen können personen- und ereignisbezogen jährlich unterschiedlich ausfallen

Versorgungsbezüge:

In den Anstellungsverträgen kann vorgesehen werden, dass die ORBIS SE im Falle der vorübergehenden oder dauerhaften Dienstunfähigkeit die Gesamtvergütung ganz oder teilweise bzw. einzelne Vergütungskomponenten ganz oder teilweise bis zu zwölf Monate an die Hinterbliebenen des Vorstandsmitglieds zahlt. Für den Todesfall kann in den Anstellungsverträgen vorgesehen werden, dass das Festgehalt für den Sterbemonat und für weitere sechs Monate an die Hinterbliebenen des verstorbenen Vorstandsmitglieds gezahlt werden.

Versorgungszusagen:

In den Anstellungsverträgen kann die Fortführung bereits bestehender Versorgungszusagen vereinbart werden. Die Erteilung neuer Versorgungszusagen ist nicht vorgesehen.

VARIABLE VERGÜTUNGSBESTANDTEILE

Die variablen Vergütungsbestandteile umfassen sowohl kurzfristige als auch langfristige Komponenten. Die kurzfristige variable Vergütungskomponente in Form der jährlichen variablen Vergütung und die langfristige variable Vergütungskomponente unterscheiden sich in ihrem zugrunde gelegten Leistungszeitraum und der für die Bemessung der Auszahlungsvoraussetzungen herangezogenen finanziellen Leistungskriterien und nicht-finanziellen Leistungskriterien. Die Auswahl der Leistungskriterien orientiert sich dabei an der Unternehmensstrategie der ORBIS SE und ist an dem Wachstum und Profitabilität der ORBIS SE orientiert. Auch nicht-finanzielle Leistungsparameter werden berücksichtigt.

Die einjährige variable und erfolgsabhängige Vergütung der Vorstandsmitglieder soll den Beitrag des Vorstands zum Unternehmenserfolg in einem konkreten Geschäftsjahr honorieren.

Dabei werden neben finanziellen Leistungskriterien auch nicht-finanzielle Leistungskriterien zugrunde gelegt, welche die kollektive und/oder individuelle Leistung der Vorstandsmitglieder oder die Erreichung anderer nicht-finanzieller Ziele berücksichtigen. Der Aufsichtsrat stellt sicher, dass die Ziele für die variable Vergütung auf anspruchsvollen und strategischen Erfolgsparametern der ORBIS SE basieren, von deren Erreichungsgrad die Höhe der tatsächlichen Auszahlung abhängt. Bei der Auswahl der Erfolgsparameter für die variablen Vergütungsbestandteile hat der Aufsichtsrat darauf geachtet, dass sie klar messbar und strategierelevant sind.

Die einjährige erfolgsabhängige Vergütung setzt sich aus zwei Faktoren zusammen.

― 25 % der einjährigen erfolgsabhängigen Vergütung sind verdient, wenn die vom Aufsichtsrat festgelegten kollektiven Sonderziele im Geschäftsjahr erreicht worden sind;

― Die verbleibenden 75 % der einjährigen erfolgsabhängigen Vergütung orientieren sich an der Steigerung der EBIT-Marge (das Verhältnis der Kennziffer EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) zu den Umsatzerlösen der ORBIS SE auf Konzernebene) und dem organischen Umsatzwachstum der ORBIS SE auf Konzernebene im Vergleich zum Vorjahr. Bemisst die Rentabilität der ORBIS SE nicht mindestens 3 % pro Geschäftsjahr, dann entfällt dieser Vergütungsbestandteil, unabhängig davon, in welchem Umfang das organische Wachstum der ORBIS SE gesteigert worden ist.

Im jeweiligen Anstellungsvertrag mit dem Vorstandsmitglied vereinbart der Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied einen Zielbetrag für die einjährige erfolgsabhängige Vergütung, der bei 100 % Zielerreichung für das konkrete Geschäftsjahr gewährt wird. Die Zielerreichung für die finanziellen Leistungskriterien wird im Anstellungsvertrag festgelegt. Die jährlichen Ziele der nicht-finanziellen Leistungskriterien für das jeweilige Geschäftsjahr werden vom Aufsichtsrat im Voraus für das jeweilige Geschäftsjahr festgelegt und dem Vorstandsmitglied mitgeteilt. Nach Ablauf des Geschäftsjahres werden die Leistungskriterien unter Angabe der Zielerreichung und dem daraus resultierenden Auszahlungsbetrag im Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG des Folgejahres für jedes Vorstandsmitglied veröffentlicht.

Der Betrag der einjährigen erfolgsabhängigen Vergütung wird in Abhängigkeit von der Zielerreichung festgelegt, wobei auch bei einer Überschreitung der festgelegten Ziele der Maximalbetrag der einjährigen erfolgsabhängigen Vergütung auf 100 % des Zielbetrages begrenzt ist.

Im Falle eines Ein- oder Austritts während eines laufenden Geschäftsjahres wird die einjährige erfolgsabhängige Vergütung pro rata temporis entsprechend der Dauer des Anstellungsvertrages im relevanten Geschäftsjahr reduziert ausgezahlt.

Die einjährige variable und erfolgsabhängige Vergütung ist insgesamt auf 18 % der Gesamtvergütung eines Vorstands begrenzt.

Die mehrjährige variable und erfolgsabhängige Vergütung der Vorstandsmitglieder orientiert sich am Gewinn der ORBIS SE-Aktie, abhängig vom Erreichen eines vom Aufsichtsrat zu definierenden Zielbetrages, der sich durch Addition der geplanten Ergebnisse je Aktie (EPS) für jedes Geschäftsjahr in dem mehrjährigen Bemessungszeitraum ergibt (EPS-Ziel), wobei ein Unterschreiten des geplanten Ergebnisses je Aktie im Bemessungszeitraum durch ein Überschreiten des geplanten Ergebnisses je Aktie in einem anderen Geschäftsjahr im Bemessungszeitraum ausgeglichen werden kann.

Der Aufsichtsrat beschließt vor Gewährung der mehrjährigen variablen und erfolgsabhängigen Vergütung das EPS-Ziel auf Basis der Unternehmensplanung des Vorstands.

Der Bemessungszeitraum für das EPS-Ziel beträgt drei Jahre, der am 1. Januar des Geschäftsjahres beginnt. Für jedes Vorstandsmitglied wird vertraglich ein EPS-Ziel vereinbart. Das EPS-Ziel kann für die Vorstandsmitglieder im pflichtgemäßen Ermessen des Aufsichtsrats auch teilweise oder vollständig identisch festgelegt werden.

Wird das EPS-Ziel nach Ablauf des Bemessungszeitraums erreicht, dann ist die mehrjährige variable und erfolgsabhängige Vergütung zu 100 % verdient. Wird das EPS-Ziel überschritten, dann ist die erfolgsabhängige mehrjährige Vergütung trotzdem auf 100 % begrenzt. Wird das EPS-Ziel hingegen verfehlt, so reduziert sich die Vergütung entsprechend jedoch mit der Maßgabe, dass zumindest 50 % des EPS-Ziels erreicht werden müssen. Andernfalls entfällt dieser Vergütungsbestandteil.

Den Vorstandsmitgliedern werden vor Ablauf des Bemessungszeitraums Abschlagszahlungen in Höhe von 50 % desjenigen Betrages gewährt werden, der kumuliert zeitanteilig in den betreffenden Geschäftsjahren in Abhängigkeit vom Grad der Zielerreichung verdient worden ist. Geleistete Abschlagszahlungen können nicht zurückgefordert werden, auch wenn das EPS-Ziel nach Ablauf des Bemessungszeitraums verfehlt worden ist.

Die Auszahlung der mehrjährigen variablen und erfolgsabhängigen Vergütung erfolgt in bar nach dem Ende der ordentlichen Hauptversammlung für das letzte Geschäftsjahr der ORBIS SE im Bemessungszeitraum.

Scheidet ein Mitglied des Vorstands nach Ablauf einer Amtsperiode regulär aus, werden während der Vertragsperiode erworbene Ansprüche auf die mehrjährige variable und erfolgsabhängige Vergütung nicht vorzeitig fällig, sondern werden in gleicher Weise wie für amtierende Mitglieder des Vorstands fällig.

Die mehrjährige variable und erfolgsabhängige Vergütung ist insgesamt auf 20% der Gesamtvergütung eines Vorstands begrenzt.

MAXIMALVERGÜTUNG

Die für ein Geschäftsjahr zu gewährende Maximalvergütung der Vorstandsmitglieder wird vom Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied gemäß § 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 AktG festgelegt. Die Maximalvergütung setzt sich zusammen aus einer festen, erfolgsunabhängigen Vergütung, nämlich der Grundvergütung, den Nebenleistungen und einer ggf. gewährten Versorgungszusage sowie aus einem variablen Vergütungsbestandteil, nämlich aus einer kurzfristigen variablen wie auch einer mehrjährigen variablen Vergütungskomponente. Die für ein Geschäftsjahr zu gewährende Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder ist für die einzelnen Vorstandsmitglieder ab dem 1. Januar 2024 auf einen Maximalbetrag begrenzt (Maximalvergütung). Dieser Betrag ist unter dem Punkt "Höhe der Maximalvergütung" angegeben.

Der Aufsichtsrat legt jeweils in Übereinstimmung mit dem Vergütungssystem die Höhe der Maximalvergütung für jedes Vorstandsmitglied fest. Dabei berücksichtigt er neben einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds auch die wirtschaftliche Lage sowie den Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens. Der Aufsichtsrat hat dafür Sorge zu tragen, dass die Maximalvergütung marktüblich ist. Zur Beurteilung der Marktüblichkeit der Gesamtvergütung werden Vergütungsdaten von vergleichbaren börsennotierten Unternehmen und von vergleichbaren nicht-börsennotierten Unternehmen (soweit verfügbar) herangezogen. Bei diesem horizontalen Marktvergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat die Marktstellung, die Branchenzugehörigkeit, die Größe und globale Präsenz. Daneben berücksichtigt der Aufsichtsrat die Entwicklung der Vorstandsvergütung im Verhältnis zur Vergütung der Belegschaft von ORBIS in Deutschland. Bei diesem vertikalen Vergleich unterzieht er die Relation der Vorstandsvergütung zur Vergütung des oberen Führungskreises und der weiteren Belegschaft einem Marktvergleich mit vergleichbaren Unternehmen.

Das Vergütungssystem erlaubt es dem Aufsichtsrat, die Maximalvergütung auf Basis der Funktion des einzelnen Vorstandsmitglieds zu gestalten und so die unterschiedlichen Anforderungen an die jeweilige Vorstandsfunktion bei der Festlegung der absoluten Vergütungshöhe entsprechend zu berücksichtigen. Dabei achtet der Aufsichtsrat darauf, dass die Anteile der einzelnen Vergütungsbestandteile an der Ziel-Gesamtvergütung innerhalb bestimmter Bandbreiten liegen. Diese Bandbreiten sind unter dem Punkt "Höhe der Maximalvergütung" angegeben.

LAUFZEIT UND ZUSAGEN IN ZUSAMMENHANG MIT DER BEENDIGUNG DER TÄTIGKEIT IM VORSTAND

Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder regelt auch, wie hoch die Vergütung für ein Vorstandsmitglied ausfällt, wenn die Vorstandstätigkeit vorzeitig beendet wird. Je nach Grund für die Beendigung gelten nachfolgende Bestimmungen für die zugesagte Vergütung beim Ausscheiden aus dem Amt.

Die Laufzeit der Vorstands-Anstellungsverträge ist an die Dauer der Bestellung gekoppelt. Der Aufsichtsrat beachtet bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern die aktienrechtlichen Vorgaben des § 84 Aktiengesetz, insbesondere die Höchstdauer von sechs Jahren. Bei Erstbestellungen soll die Laufzeit in der Regel drei Jahre nicht überschreiten. Im Einklang mit den aktienrechtlichen Vorgaben sehen die Vorstandsverträge keine ordentliche Kündigungsmöglichkeit vor; das beiderseitige Recht zur fristlosen Kündigung des Vorstandsvertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Im Fall einer vorzeitigen Beendigung der Bestellung endet der Vorstandsvertrag ebenfalls vorzeitig, sofern der Aufsichtsrat keine abweichende Regelung trifft.

Für den Fall der vorzeitigen einvernehmlichen Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund kann in zukünftigen Verträgen eine Abfindung gezahlt werden, deren Höhe auf maximal zwei Jahresvergütungen begrenzt ist und die nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags vergütet (Abfindungs-Cap). Die Abfindungszahlung wird im Monat des Ausscheidens ausbezahlt. Sie errechnet sich anhand der Grundvergütung sowie der im letzten Geschäftsjahr vor der Beendigung tatsächlich erhaltenen einjährig variablen Vergütung und der gewährten mehrjährig variablen Vergütung.

Bei vorzeitiger Beendigung auf Wunsch des Vorstandsmitglieds oder bei Vorliegen eines wichtigen Grundes für eine Kündigung durch die Gesellschaft, werden keine Abfindungszahlungen erbracht.

HÖHE UND BANDBREITEN DER MAXIMALVERGÜTUNG

Die Maximalvergütung beträgt für jedes Vorstandsmitglied ab dem 1. Januar 2024 einheitlich EUR 550.000,00.

Die Bandbreite der festen Vergütung beträgt mindestens 50 % bis maximal 70 % der Maximalvergütung.

Die Bandbreite der variablen Vergütung beträgt 0 % bis maximal 50 % der Maximalvergütung.

MÖGLICHKEIT DER VORÜBERGEHENDEN ABWEICHUNG VOM VERGÜTUNGSSYSTEM

Der Aufsichtsrat kann vorübergehend von einzelnen Bestandteilen des Vergütungssystems abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist. Dies betrifft insbesondere Situationen, in denen die Abweichung vom Vergütungssystem notwendig ist, um den langfristigen Interessen und der Tragfähigkeit der Gesellschaft insgesamt zu dienen oder um ihre Rentabilität zu gewährleisten. Derartige Situationen können sowohl auf gesamtwirtschaftlichen als auch unternehmensbezogenen außergewöhnlichen Umständen beruhen. Abweichungen sind insbesondere in wirtschaftlichen Krisen zulässig, in denen die Vergütung der vom Aufsichtsrat für geeignet gehaltenen (potentiellen) Vorstandsmitglieder auf Basis des Vergütungssystems und die dadurch bewirkte Anreizstruktur im Unternehmensinteresse nicht optimal erscheint. Die Bestandteile des Vergütungssystems, von denen in Ausnahmefällen abgewichen werden kann, sind die Festbezüge (insbesondere Höhe und Auszahlungszeitpunkt) und sonstigen Nebenleistungen (Höhe, Art und Gewährungszeitpunkt), die variablen Vergütungsbestandteile (insbesondere die jeweiligen Bemessungsgrundlagen, die Regelungen zur Zielfestsetzung, zur Ermittlung der Zielerreichung und zur Festsetzung der Auszahlungsbeträge) einschließlich des Verhältnisses der Vergütungsbestandteile zueinander sowie die Maximalvergütung. Der Aufsichtsrat ist insbesondere berechtigt, den Bemessungszeitraum der variablen Vergütungsbestandteile anzupassen, sofern ein Vorstandsmitglied bestellt wird, bei dem sich das Interesse an einem nachhaltigen und langfristigen Profit der Gesellschaft, nicht schon aus seiner Eigenschaft als Gründungsmitglied oder als signifikanter Aktionär der Gesellschaft ergibt. Gelangt der Aufsichtsrat nach pflichtgemäßer Beurteilung zu der Auffassung, dass die Gewähr einer variablen Vergütung angesichts der außergewöhnlichen Situation nicht im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft liegt, kann er auf die Gewähr einer variablen Vergütung zugunsten erhöhter Festbezüge vorübergehend auch vollständig verzichten. Die Abweichung vom Vergütungssystem soll eine Dauer von drei Jahren nicht übersteigen. Eine solche vorübergehende Abweichung von dem Vergütungssystem setzt voraus, dass der Aufsichtsrat mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen

(i) feststellt, dass eine Situation vorliegt, die eine vorübergehende Abweichung vom Vergütungssystem im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft erfordert, und

(ii) festlegt, welche konkreten Abweichungen aus seiner Sicht geboten sind.

II. Weitere Angaben und Hinweise

1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung sind insgesamt 9.766.042 auf den Inhaber lautende, nennbetragslose Stückaktien der Gesellschaft mit ebenso vielen Stimmrechten ausgegeben. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung unmittelbar und mittelbar 296.483 Stück eigene Aktien. Die eigenen Aktien vermitteln keine Stimmrechte. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 9.469.559 Stück.

2. Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Gemäß der in § 26n Abs.1 EGAktG enthaltenen Übergangsregelung in Verbindung mit § 118a AktG hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre, als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und des Vorstands und weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Ton- und Bildübertragung, sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Saarbrücken, Nell-Breuning-Allee 3-5, statt.

Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können demzufolge nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie haben vielmehr die in nachfolgenden Buchstaben a) bis d) aufgezeigten Möglichkeiten zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung über das HV-Portal. Das HV-Portal erreichen Sie im Internet unter der Adresse

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" entsprechend den Anweisungen, die der "Eintrittskarte" zur virtuellen Hauptversammlung entnommen werden können.

a) Bild- und Tonübertragung

Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Bitte benutzen Sie dazu im HV-Portal die Funktion "Videoübertragung".

b) Ausübung des Stimmrechts

Die Stimmrechtsausübung erfolgt im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl sowie Vollmachtserteilung (§ 118a I 2 Nr. 2 AktG).

Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht nur durch elektronische Briefwahl oder durch Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Weitergehende Informationen zur Ausübung des Stimmrechts und zur Änderung einer Stimmrechtsausübung finden Sie unter dem Punkt "Ausübung des Stimmrechts".

c) Widerspruch gegen die Beschlussfassungen der Hauptversammlung

Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können während der Hauptversammlung, also längstens bis zum Schluss der Hauptversammlung, Widerspruch gegen eine oder mehrere Beschlussfassungen der Hauptversammlung erheben. Bitte benutzen Sie dazu im HV-Portal die Funktion "Kontakt zum Notar".

Weitergehende Informationen hinsichtlich der Möglichkeit, Widerspruch gegen Beschlüsse einzulegen, finden Sie unter dem Punkt "Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung".

d) Hinweis

Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben.

3. Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts, Nachweisstichtag und Bedeutung des Nachweisstichtags

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 19 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens sechs (6) Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs der Anmeldung nicht mitzurechnen sind), also bis zum Ablauf des 02.06.2023 (24.00 Uhr) bei der Gesellschaft angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben.

Der Letztintermediär hat dem Aktionär für die Ausübung seiner Rechte in der Hauptversammlung auf Verlangen über dessen Anteilsbesitz unverzüglich einen Nachweis in Textform gemäß den Anforderungen nach Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 auszustellen (§ 67c Abs. 3 AktG). Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, also den 19.05.2023 (0.00 Uhr), sog. Nachweisstichtag.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen jeweils der Textform (§ 126b BGB), haben in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen und müssen der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse zugehen:

ORBIS SE

c/o HVBEST Event-Service GmbH

Mainzer Straße 180

66121 Saarbrücken

Telefax: +49 (0) 681/92629 - 29

E-Mail: orbis-hv2023@hvbest.de

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung der Aktionärsrechte. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag form- und fristgerecht erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie zur Ausübung und der Umfang des Stimmrechts richten sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie für die Ausübung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb und den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, sind in der Hauptversammlung weder teilnahme- noch stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach dem Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären "Eintrittskarten" (Zulassungsbestätigung zur virtuellen Hauptversammlung) für die virtuelle Hauptversammlung übersandt.

Um den rechtzeitigen Erhalt der als "Eintrittskarte" zur virtuellen Hauptversammlung bezeichneten Zulassungsbestätigung sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft unter der oben genannten Adresse Sorge zu tragen.

Nach rechtzeitigem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der vorstehend bezeichneten, zentralen Anmeldestelle werden den Aktionären die "Eintrittskarten" zur virtuellen Hauptversammlung nebst den Zugangsanweisungen für den als "HV-Portal" bezeichneten virtuellen Versammlungsraum und Formularen für die Erteilung einer Vollmacht zur Stimmabgabe bei der Hauptversammlung übersandt.

4. Verfahren für die Stimmrechtsabgabe durch Briefwahl

Stimmberechtigte Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben. Hierfür ist eine frist- und formgerechte Anmeldung wie unter Ziffer II. 3 beschrieben erforderlich. Bitte benutzen Sie dazu im HV-Portal den Button "Elektronische Briefwahl". Die Möglichkeit zur Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl besteht bis zum Beginn der Abstimmungen in der Hauptversammlung. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch eine Änderung der bereits über das HV-Portal erfolgten Stimmabgabe im HV-Portal möglich. Auch in diesem Falle ist eine fristgerechte und ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung sowie der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

5. Verfahren für die Stimmrechtsabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist für eine form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und für einen Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen Sorge zu tragen.

Zur Klarstellung wird darauf hingewiesen, dass Bevollmächtigte ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Sofern das Stimmrecht weder durch ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch ein sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediär noch eine andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution ausgeübt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).

Ein Formular, das für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der "Eintrittskarte", die den Aktionären zugesandt wird.

Die Bevollmächtigung kann durch vorherige Übermittlung der Vollmacht per Post, per Telefax oder per E-Mail bis spätestens zum 08.06.2023 (17.00 Uhr) – bei der Gesellschaft eingehend– an folgende Adresse nachgewiesen werden:

ORBIS SE

Investor Relations

z. H. Frau Dr. Stürmer

Nell-Breuning-Allee 3-5

66115 Saarbrücken

Telefax: +49 (0) 681/9924 - 491

E-Mail: sabine.stuermer@orbis.de

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen und anderen von § 135 AktG erfassten Intermediären bzw. nach § 135 AktG Gleichgestellten sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass in diesen Fällen das Kreditinstitut, die Aktionärsvereinigung oder ein sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediär bzw. nach § 135 Gleichgestellter möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil die Vollmacht von Ihm gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG nachweisbar festzuhalten ist. Wir bitten daher Aktionäre, sich in diesen Fällen rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Auch Bevollmächtigte können nicht selbst physisch an der Hauptversammlung teilnehmen, sondern sind auf die Teilnahmemöglichkeiten wie oben beschrieben, beschränkt. Sie müssen ihre Stimmen entweder per elektronischer Briefwahl oder durch Stimmrechtsvollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft abgeben.

Zusätzlich bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen und diesem, Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung zu erteilen.

Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine "Eintrittskarte" zur Hauptversammlung, die bei der depotführenden Bank zu bestellen ist. Zusammen mit der "Eintrittskarte" erhalten sie entsprechende Formulare für die Erteilung der Vollmachten und der Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Sofern der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, sind diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen. Soweit keine oder keine eindeutige Weisung zu einem Punkt der Tagesordnung erteilt wird, wird sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, über die einzelnen Tagesordnungspunkte weisungsgemäß abzustimmen.

Die Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind zusammen mit der "Eintrittskarte" postalisch, per Telefax oder per E-Mail bis spätestens zum 08.06.2023 (17.00 Uhr) – bei der Gesellschaft eingehend – an folgende Adresse zu übermitteln:

ORBIS SE

Investor Relations

z. H. Frau Dr. Stürmer

Nell-Breuning-Allee 3-5

66115 Saarbrücken

Telefax: +49 (0) 681/9924 - 491

E-Mail: sabine.stuermer@orbis.de

Formulare zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter stehen den Aktionären auch im Internet unter

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung finden die Aktionäre auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung".

Über das HV-Portal erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter müssen spätestens bis zum Beginn der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf der über das HV-Portal erteilen Vollmachten oder eine Änderung über das HV-Portal erteilter Weisungen möglich. Um das HV-Portal zu nutzen, bedarf es der "Eintrittskarte", auf der die erforderlichen Login-Daten aufgedruckt sind. Den Zugang erhalten die Aktionäre über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung".

6. Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und deren Bevollmächtigte können die gesamte virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung live im Internet verfolgen, indem sie dazu im HV-Portal die Funktion "Videoübertragung" verwenden.

7. Rechte der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 (SE-Verordnung), § 50 Abs. 2 SE-Ausführungsgesetz (SEAG), §§ 118a, 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, §§ 127, 130a, 131 Abs. 1 AktG

a. Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 € (dies entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können gemäß Art. 56 Satz 2 und 3 SE-Verordnung, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft (ORBIS SE, Vorstand, Nell-Breuning-Allee 3-5, 66115 Saarbrücken) zu richten und muss der Gesellschaft spätestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen ist) also bis zum 09.05.2023 (24.00 Uhr), zugehen.

Ein nach Einberufung der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingegangenes Verlangen ist nach § 124a Satz 2 AktG unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten (§ 122 Abs. 2 Satz 1, Abs. 1 Satz 3 AktG).

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" zugänglich gemacht und den Aktionären nach § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt.

b. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß Art. 53 SE-Verordnung, §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr.3 AktG gewährt den elektronisch zu der Versammlung zugeschalteten Aktionären das Recht, Anträge und Wahlvorschläge im Wege der Videokommunikation auch während der Versammlung im Rahmen ihres Rederechts zu stellen – hier ist die Antragstellung in Form einer Zwei-Wege-Direktverbindung gem. § 118a Abs. 1 Nr. 3 AktG zwingend vorgegeben.

Darüber hinaus gelten auch vorab wirksam eingereichte Gegenanträge und Wahlvorschläge (§126 I, II AktG) als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung (§126 AktG) gestellt. Diese Anträge müssen in der HV sodann nicht nochmal gestellt werden. Jedoch muss schon ab dem Zeitpunkt der Zugänglichmachung die Möglichkeit der Abstimmung über den Antrag oder Wahlvorschlag angeboten werden (im Aktionärsportal).

Aktionäre können Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern stellen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:

ORBIS SE

Investor Relations

z.H. Frau Dr. Stürmer

Nell-Breuning-Allee 3-5

66115 Saarbrücken

Telefax: +49 (0) 681/9924 - 491
E-Mail: sabine.stuermer@orbis.de

Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge zu den Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf ihrer Internetseite unter

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" zugänglich, wenn ihr Gegenanträge mit einer Begründung mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also bis spätestens zum 25.05.2023 (24.00 Uhr), unter der vorstehend genannten Adresse zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht zugänglich gemacht.

Ein Gegenantrag und seine Begründung brauchen unter den in § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG genannten Voraussetzungen nicht zugänglich gemacht zu werden. Die Begründung braucht gemäß § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Für Wahlvorschläge von Aktionären gelten vorstehende Sätze gemäß § 127 AktG sinngemäß. Wahlvorschläge von Aktionären brauchen jedoch nicht begründet zu werden. Der Vorstand braucht Wahlvorschläge außer den in § 126 Abs. 2 S. 1 AktG genannten Fällen auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und Wohnort (bei juristischen Personen die Firma und den Sitz) des Vorgeschlagenen enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht veröffentlicht werden, wenn der Vorschlag keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten bzw. vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien enthält (§§ 127 Satz 3, 125 Abs. 1 Satz 5 AktG).

c. Einreichen von Stellungnahmen zur Veröffentlichung über das HV-Portal

Aktionäre die im Aktienregister eingetragen sind und sich frist- und formgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben, bzw. ihre Bevollmächtigten, haben nach § 130a Abs. 1 – 4 AktG das Recht, elektronisch mittels des HV-Portals bis spätestens fünf Tage (§130a Abs. 2 AktG) vor der Versammlung, also spätestens bis 03.06.2023 (24.00 Uhr), Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung einzureichen.

Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 S. 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens 04.06.2023 (24.00 Uhr), im nur für Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte zugängliche HV-Portal veröffentlicht.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen sowie Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der zuvor dargestellten Möglichkeit der einzureichenden Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt. Das Stellen von Anträgen bzw. das Unterbreiten von Wahlvorschlägen (unter II. 7. b) sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (unter II. 8.) ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

Der Umfang einer Stellungnahme darf 10.000 Zeichen nicht überschreiten.

d. Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1, 1a AktG

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, über die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

Von der Möglichkeit nach § 131 Abs. 1a AktG, vorab Fragen einreichen zu können, wird kein Gebrauch gemacht. Das Auskunftsverlangen ist im Wege der Videokommunikation (Zwei-Wege-Direktverbindung) also im Rahmen der Ausübung des Rederechts zu stellen.

Im Rahmen der virtuellen Hauptverhandlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. Ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 S.1 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation (Bild- und Ton) über das HV-Portal in der Hauptversammlung übermitteln können.

e. Rederecht der Aktionäre

Frist- und Formgerecht angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Versammlung ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Videokommunikation bedeutet dabei, dass der Aktionär oder sein Bevollmächtigter per Bild (Kamera) sowie Ton zugeschaltete werden muss. Ab Beginn der Hauptversammlung wird über das HV-Portal ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 AktG, Anträge und Wahlvorschläge zu stellen (vgl. II. 7. b.) sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 Abs. 1 AktG (vgl. II. 7. d.).

Gemäß § 21 Abs. 3 der Satzung der ORBIS SE kann der Vorsitzende der Versammlung das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen beschränken. Der Vorsitzende kann insbesondere nach § 21 Abs. 3 der Satzung der ORBIS SE bereits zu Beginn oder während der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Verlauf der Hauptversammlung, für die Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie für den einzelnen Frage- und Redebeitrag angemessen festsetzen.

Die komplette Videokommunikation mit den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten wird über das HV-Portal abgewickelt. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten benötigen für die Zuschaltung des Redebeitrags entweder ein nicht-mobiles Endgerät (bspw. PC, Notebook, Laptop) oder ein mobiles Endgerät (bspw. Smartphone, Tablet). Für Redebeiträge müssen die Endgeräte mit dem Internet (mit stabiler Upload/Download-Bandbreite von mind. 5 Mbit/Sek) verbunden sein und auf dem Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon zur Verfügung stehen, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann.

Aktionäre oder Bevollmächtigte, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden für ihren Redebeitrag zugeschaltet. Die Gesellschaft wird die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag überprüfen. Es wird sich dabei das Recht vorbehalten, den Redebeitrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

8. Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Die frist- und formgerecht angemeldeten und zur Versammlung zugeschalteten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation gemäß § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 8 AktG i.V.m § 245 AktG Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären.

Hierfür ist die Nutzung der Funktion "Kontakt zum Notar" im HV-Portal vorgesehen und zur Nutzung freigeschaltet. Entsprechende Erklärungen sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.

9. Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG finden sich unter

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung".

10. Unterlagen zur Hauptversammlung und Informationen nach § 124a AktG

Von der Einberufung der Hauptversammlung an stehen insbesondere nachstehende Unterlagen zur Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft

www.orbis.de

im Bereich "Investor Relations/Finanzberichte" bzw. im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" zur Verfügung:

― Jahresabschluss und Lagebericht der ORBIS SE für das Geschäftsjahr 2022, Konzernabschluss und Lagebericht des Konzerns für das Geschäftsjahr 2022, Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 und erläuternder Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB nebst nichtfinanzieller Berichterstattung (Tagesordnungspunkt 1)

― Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns (Tagesordnungspunkt 2)

― Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 (Tagesordnungspunkt 8)

― Aktuelle Satzung der ORBIS SE

― Vergütungssystem

― Lebenslauf Thomas Gard

Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser vorgenannten Unterlagen erteilt und per einfacher Post zugesandt.

Darüber hinaus sind über die oben genannte Internetseite der Gesellschaft die weiteren Informationen im Sinne von § 124a AktG zugänglich.

Information zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die ORBIS SE verarbeitet personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse, Besitzart der Aktien, Aktienanzahl und Nummer der "Eintrittskarte"; ggf. Name, Vorname und Anschrift eines vom Aktionär benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Teilnahme der Aktionäre und Aktionärsvertreter an der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Verantwortlicher für die Verarbeitung ist die ORBIS SE. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutzgrundverordnung.

Die Dienstleister der ORBIS SE, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der ORBIS SE nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der ORBIS SE. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, sowie ein Recht auf Datenübertragung gemäß den Artikeln 12 bis 33 der Datenschutzgrundverordnung. Diese Rechte können gegenüber der ORBIS SE über die E-Mail-Adresse: datenschutz@orbis.de oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:

ORBIS SE

Nell-Breuning-Allee 3-5

66115 Saarbrücken

Dr. Sabine Stürmer

Telefon: 0681/99 24 - 605

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutzgrundverordnung zu.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der ORBIS SE ist zu erreichen unter:

DATENSCHUTZ-CONSULT.DE

Dr. Mark Bedner

Frühlingstr. 8

66424 Homburg

E-Mail: info@datenschutz-consult.de

Saarbrücken, im März 2023

ORBIS SE

Der Vorstand

(Ende)

Aussender: ORBIS AG
Adresse: Nell-Breuning-Allee 3-5, 66115 Saarbrücken
Land: Deutschland
Ansprechpartner: ORBIS SE
E-Mail: ir-recht@orbis.de
Website: www.orbis.de

ISIN(s): DE0005228779 (Aktie)
Börsen: Regulierter Markt in Frankfurt; Freiverkehr in Stuttgart, Freiverkehr in München, Freiverkehr in Hamburg, Freiverkehr in Düsseldorf; Freiverkehr in Berlin, Tradegate

[ Quelle: https://www.pressetext.com/news/20230426023 ]